Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjän ja yhteyshenkilön tiedot

Asiakas- ja markkinointirekisteri
KotariSites
3232936-1
Joni Raninen
045 187 5550
joni@kotari.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan luoda, ylläpitää ja hoitaa rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välistä suhdetta asiakastietojen ylläpidossa sekä markkinointitarkoituksissa. Tähän sisältyy henkilötietojen käyttö rekisterinpitäjän tarjoamien tuotteiden ja palveluiden markkinoinnissa, myynnissä, hallinnassa, toteutuksessa, laskutuksessa sekä kehityksessä.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös verkkosivuston käytön, toimivuuden ja käyttäjäkokemuksen analysoimiseksi sekä verkkosivuston ja palveluiden kehittämiseksi.

Rekisterinpitäjä voi käsitellä henkilötietoja itse tai käyttää apuna alihankkijoita ja palveluntarjoajia. Automaattista päätöksentekoa tai siihen liittyviä järjestelmiä ei käytetä.

3. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin seuraaviin oikeusperusteisiin:

• Rekisteröidyn suostumus
• Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet
• Lakisääteinen velvoite
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Suostumusta käytetään käsittelyperusteena silloin, kun henkilötietojen käsittely sitä edellyttää, kuten ei-välttämättömien analytiikka- ja seurantateknologioiden käytössä.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

Lisätietoa oikeusperusteista: https://tietosuoja.fi/kasittelyperusteet

4. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus muun muassa tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista lain mukaisissa tilanteissa, vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, sekä peruuttaa antamansa suostumus.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista on saatavilla tietosuojaviranomaisen sivustolla: https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee lähettää kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

5. Rekisterin tietosisältö (käsiteltävät henkilötietoryhmät)

Keräämme seuraavia tarkoituksenmukaisiksi katsottuja henkilötietoja:

Asiakkaat:

• etunimi, sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
• yhteydenottoihin, tarjouspyyntöihin, sopimuksiin ja asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Markkinointi ja verkkosivuston käyttö:

• IP-osoite
• markkinoinnin kohdennustiedot
• laitteen, selaimen ja käyttöjärjestelmän tekniset tiedot
• vierailtuja sivuja sekä vierailun ajankohtaa ja kestoa koskevat tiedot
• klikkaukset, vieritys ja muu verkkosivustolla tapahtuva vuorovaikutus
• evästeisiin ja muihin vastaaviin tunnisteisiin liittyvät tiedot

Muut ylläpitoa vaativat tiedot ja mahdollisia tietopyyntöjä koskevat lisätiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse, internetin kautta tai muilla vastaavilla tavoilla. Tietoja voidaan saada myös verkkosivuston analytiikka- ja seurantateknologioiden avulla käyttäjän antaman suostumuksen mukaisesti.

Rekisteröidyn on annettava palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot. Jos tällaisia tietoja ei anneta, palveluita ei välttämättä voida toimittaa tai sopimusta tehdä.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.

• Asiakas- ja sopimustietoja säilytetään asiakas- tai sopimussuhteen ajan sekä tämän jälkeen niin kauan kuin säilyttämiselle on perusteltu tai lakisääteinen tarve.
• Kirjanpitoon ja muihin lakisääteisiin velvoitteisiin liittyviä tietoja säilytetään lain edellyttämän ajan.
• Muita yhteydenottoihin ja asiakassuhteisiin liittyviä tietoja voidaan säilyttää enintään kaksi vuotta, ellei pidemmälle säilyttämiselle ole perusteltua syytä.

Rekisterinpitäjä tarkistaa henkilötietojen tarpeellisuuden säännöllisesti ja poistaa tai anonymisoi tarpeettomat tiedot.

8. Microsoft Clarity ja verkkosivuston käytön analysointi

Verkkosivustolla käytetään Microsoft Clarity -palvelua verkkosivuston käytön, toimivuuden ja käyttäjäkokemuksen analysoimiseen sekä verkkosivuston ja palveluiden kehittämiseen.

Microsoft Clarityn avulla voidaan kerätä tietoja siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa ja ovat vuorovaikutuksessa sen kanssa. Palvelun avulla voidaan muodostaa esimerkiksi lämpökarttoja ja istuntotallenteita sekä tarkastella käyttäjien klikkauksia, vieritystä ja muuta verkkosivustolla tapahtuvaa vuorovaikutusta.

Clarityn keräämät tiedot voivat sisältää esimerkiksi IP-osoitteeseen liittyviä tietoja, laitteen ja selaimen teknisiä tietoja, vierailtuja sivuja, vierailun ajankohtaa ja kestoa, klikkauksia, vieritystä sekä muuta verkkosivuston käyttöä kuvaavaa tietoa.

Microsoft Clarity käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita. Ei-välttämättömiä evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita käytetään käyttäjän antaman suostumuksen mukaisesti. Käyttäjä voi hyväksyä tai hylätä tällaiset evästeet verkkosivuston evästeasetusten kautta sekä muuttaa tekemäänsä valintaa myöhemmin.

Microsoft Clarityn tavallisia istuntotallenteita säilytetään normaalisti 30 päivän ajan. Lämpökarttatietoja sekä merkittyjä tai suosikeiksi tallennettuja istuntoja voidaan säilyttää enintään 9 kuukauden ajan.

Lisätietoja Microsoftin henkilötietojen käsittelystä löytyy Microsoftin tietosuojalausunnosta: https://www.microsoft.com/privacy/privacystatement

9. Henkilötietojen vastaanottajat sekä säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja käsittelevät rekisterinpitäjän puolesta vain sellaiset henkilöt ja palveluntarjoajat, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

Rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia esimerkiksi verkkosivuston, analytiikan, markkinoinnin, sähköpostin, laskutuksen, kirjanpidon tai muiden liiketoiminnan tukipalveluiden toteuttamiseen.

Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi Microsoft ja muut rekisterinpitäjän käyttämien teknisten palveluiden tarjoajat.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille myös silloin, kun laki tai toimivaltaisen viranomaisen määräys sitä edellyttää.

Henkilötietoja ei myydä ulkopuolisille tahoille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjän käyttämät palveluntarjoajat voivat joissakin tilanteissa käsitellä tai siirtää henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaisia siirtoperusteita ja suojatoimia. Näitä voivat olla esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri, järjestelmät ja tietokannat on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin suojaustoimenpitein. Ainoastaan rekisterinpitäjän valtuuttamat henkilöt voivat käsitellä rekisterin tietoja tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.